Didelėse organizacijose neretai IT departamentas sunkiai susišneka su vadovybe, o vadovai ne visada supranta, ką gi veikia IT skyrius. Finansų vadovams kartais kyla pagrįstų klausimų, ar lėšos IT infrastruktūrai valdyti planuojamos ir naudojamos efektyviai, o valdybos nariams ar akcininkams – kaip IT prisideda prie veiklos plėtros ir inovacijų įgalinimo.
Skaylink paslauga – IT veiklos bei paslaugų efektyvumo ir brandos vertinimas (angl. IT Effectiveness Assessment – ITEA) padeda nustatyti IT veiklos organizavimo bei IT paslaugų esamą (As-Is) ir siekiamą (To-Be) brandos lygius. Toliau, nustačius atotrūkį (Gap) parengiamos praktinės rekomendacijos šio atotrūkio mažinimui. Pagrindinis tikslas – efektyvesnės ir daugiau vertės verslui kuriančios IT paslaugos. ITEA metodika yra paremta Innovation Value Institute – IT Capability Maturiy Framework, COBIT bei praktine 12+ metų Skaylink patirtimi.
Vertinimas vykdomas keliais etapais. Susipažinimo su kliento veikla bei IT veiklos esama situacija, organizaciniu modeliu, sukalibruojamas ITEA klausimynas. Tuomet interviu būdu ir diskusijos su įvairių sričių kliento atstovais vykdoma informacijos surinkimo procedūra. Turint duomenis atliekama informacijos analizė bei parengiami pirminiai ITEA vertinimo rezultatai. Trečiajame etape jau parengiama išsami vertinimo ataskaita bei rekomendacijos. Tuomet vertinimo ataskaita pristatoma vadovybei.
„ITEA esmė – įvertinti, ar IT padalinys daro tai, ką turi daryti. Ar daro taip, kaip turi daryti: kaip apibrėžta organizacijos vidiniuose dokumentuose, ar atsižvelgiama į tiesioginius verslo poreikius ir pan. “, sako Tadas Vilkas, Skaylink projektų vadovas.
AB „Vakarų laivų gamykla“ atvejis
Skaylink atliko Vakarų laivų gamyklos IT departamento vertinimą. Projektu buvo siekiama identifikuoti tobulintinas sritis ir pateikti rekomendacijas bei aiškias priemones, reikalingas padidinti IT veiklos brandos lygį, efektyvumą, IT paslaugų kokybę, mažinti kaštus ir, svarbiausia, sukurti daugiau vertės verslui.
Vertinimas atliktas pagal 5 pagrindinius IT veiklos organizavimo aspektus: veiklos valdymas, veiklos strategija, procesai ir procedūros, technologijos ir duomenys bei žmogiškieji ištekliai.
Visas projektas apėmė IT paslaugų katalogo, ITSM įrankio, IT skyriaus žmogiškųjų resursų, IT infrastruktūros ir ITEA vertinimus.
IT veiklos efektyvumo ir brandos vertinimas atliktas vertinant šias IT veiklos sritis:
1. IT strateginis organizavimas ir valdymas – Kaip strateginiame lygmenyje IT veikla suderinta su verslu?
2. IT paslaugų portfelio valdymas – Kaip IT paslaugos atitinka verslo poreikius?
3. IT projektų ir paslaugų vystymo valdymas – Kaip organizuojami, valdomi ir tarpusavyje derinami IT projektai?
4. IT paslaugų gyvavimo ciklo valdymas – Kaip efektyviai valdomos IT paslaugos gyvavimo cikle, jų naudingumo matavimas ir tobulinimas?
5. IT paslaugų teikimo valdymas – Kaip organizuojamos ir teikiamos IT paslaugos, kaip valdomas IT paslaugų „meniu“, bei kaip vykdomas tiekėjų valdymas?
6. IT saugos valdymas – Kaip IT valdoma ir užtikrinama IT sauga?
Atlikus vertinimą, užsakovui pateiktos įžvalgos bei rekomendacijos, kokių konkrečių veiksmų reikia imtis siekiant efektyvesnių IT veiklos rezultatų.
Rekomendacijos pagal savo veiklos pobūdį buvo sugrupuotos į ilgalaikes ir trumpalaikes veiklas, bei sustruktūrizuotos pagal pagrindines naudas verslui: išleisti mažiau, uždirbti daugiau, miegoti ramiau.
Iš susijusių veiklų suformuota 14 projektų, kurių tikslas užtikrinti didesnę IT paslaugų pridėtinę vertę verslui. Projektai suskirstyti į labai konkrečias organizacines ir technologines priemones.
„IT efektyvumo vertinimo rezultatų santrauka vadovybei pateikta suprantama forma, nenaudojant specifinių technologinių terminų, akcentuojant verslui aktualius aspektus, naudas ir planuojamus pokyčius. Akcininkų ir vadovų įsitraukimas bei palaikymas šiame ir tokio pobūdžio projektuose yra pagrindinis sėkmės kriterijus“, sako Skaylink pardavimų vadovas Vytenis Sakalas, atsakingas už ITEA projektų valdymą.
AB „Vakarų laivų gamykla“ rekomendacija
„IT brandos vertinimo metu Skaylink komanda kantriai ir kruopščiai rinko informaciją bei analizavo esamą situaciją (žmogiškieji ištekliai, procesai, technologijos). Sklandi ir lanksti Skaylink komandos komunikacija padėjo sustiprinti IT poziciją, išgryninti projektus teikiančius didžiausią pridėtinę vertę, nustatyti stipriausias ir silpnesnes veiklos valdymo sritis. Komanda, su kuria teko darbuotis – išskirtinių kompetencijų profesionalai, turintys teorinės ir praktinės patirties IT procesų, technologijų bei žmogiškųjų išteklių valdyme. Su malonumu rekomenduojame Skaylink tiems, kurie rūpinasi savo įmonių IT veiklos efektyvumu bei pridėtinės vertės kūrimu verslui“, Laurynas Prikockis, AB „Vakarų laivų gamykla“ IT vadovas.
